Certificarea PEFC pentru grup de producători: șansa reală ca o firmă mică de mobilă să joace în liga mare

În ultimii ani, tot mai mulți clienți cer lemn legal, sustenabil și trasabil. Pentru o firmă mică de mobilă, cerințele par complicate, iar certificarea individuală poate părea scumpă și greoaie.

Există însă o soluție simplă pentru tine, ca producător mic sau mediu – Certificarea PEFC pentru grup de producători.

Ce înseamnă certificarea PEFC pentru grup de producători

Standardul PEFC permite ca mai multe companii mici, independente, să se unească într-un „producer group”. Este o rețea de firme care se certifică împreună, având un Birou Central (group entity) care coordonează tot ce ține de certificare.

Fiecare firmă își păstrează identitatea și clienții, însă este acoperită de același certificat de lanț de custodie.

Grupul este gândit special pentru întreprinderi mici dintr-o sigură țară, cu până la 50 de angajați și maximum 10 milioane euro cifră de afaceri pe firmă, exact profilul multor fabrici de mobilă, ateliere locale, producători de componente sau furnizori de elemente din lemn.

De ce este mai avantajos grupul decât certificarea individuală

Pentru o firmă mică, diferența este foarte clară.

1.Costuri mai mici

1. • Taxele de certificare și zilele de audit se împart între toți membrii grupului.
   • Organismul de certificare auditează în detaliu biroul central și doar un eșantion de firme din grup, folosind o metodă de eșantionare bazată pe numărul de membri și pe nivelul de risc.
   • Plătești doar o fracțiune din costul pe care l-ai avea pe cont propriu.

2. Birocrație redusă

• Nu mai trebuie să îți scrii singur proceduri, formulare, registre.
• Biroul central pregătește toate documentele standard, modelele de fișe, registrele pentru lemn și facturi, explicațiile pentru utilizarea mărcii PEFC.

3. Expertiză inclusă

• La Biroul Central există oameni care cunosc foarte bine standardul PEFC, due diligence și așteptările auditorilor
• Nu mai pierzi timp să „reinventezi roata”, ci aplici reguli deja verificate în alte companii.

4. Siguranță și stabilitate

• Standardul cere proceduri clare pentru verificarea furnizorilor, trasabilitate, controlul neconformităților și audituri periodice
• Asta te protejează atunci când clienții mari îți cer dovezi de conformare sau când apar controale.

5. Imagine și acces la piețe noi

1. • Poți vinde mobilă, componente sau ambalaje din lemn către clienți care cer explicit PEFC.
   • Poți intra mai ușor în lanțurile internaționale de retail sau în proiecte de export, chiar dacă reprezinți o firmă cu 10–20 de oameni.

Sustainability Today ca Birou Central de grup

Prin Sustainability Today (https://sustainability.today/ro/) există deja posibilitatea de a avea un birou central pentru un grup de producători certificați PEFC.

Rolul acestuia, este foarte clar și definit în standardul PEFC ST 2002:2020:

• reprezintă grupul în relația cu organismul de certificare

• depune aplicația pentru certificat și gestionează lista membrilor
• menține relația contractuală cu organismul de certificare
• elaborează și actualizează procedurile comune pentru toate firmele
• oferă tuturor membrilor informații, ghiduri și instruire despre cum se aplică standardul
• coordonează sistemul de due diligence pentru furnizori și trasabilitate
• organizează și derulează programul de audit intern pentru toate firmele
• ține evidența neconformităților și a măsurilor corective la nivel de grup

Pe scurt, biroul central preia greul tehnic și administrativ, iar tu te concentrezi pe producție și pe vânzări.

Cum este asigurată confidențialitatea în cadrul grupului

Un subiect sensibil pentru orice antreprenor este confidențialitatea.

Standardul cere ca între biroul central și fiecare firmă din grup să existe un contract scris. Acest contract confirmă că firma respectă cerințele PEFC și dă dreptul biroului central să aplice măsuri corective sau, în caz extrem, să excludă un membru care nu respectă regulile.

În practică, contractul include și clauze de confidențialitate. Ce înseamnă asta pentru tine:

• datele tale comerciale sensibile (prețuri, clienți, marje) nu ajung la ceilalți membri ai grupului
• biroul central folosește informațiile doar pentru a demonstra trasabilitatea, volumele și respectarea cerințelor standardului la audit
• organismul de certificare are acces la documentele tale doar în contextul auditului, în baza contractului general dintre biroul central și Organismul de Certificare

Astfel, beneficiezi de avantajele unui grup, fără să îți expui business-ul în fața concurenților.

Cum se desfășoară auditurile într-un grup PEFC

Auditurile interne

Biroul central este obligat să organizeze un program de audit intern.
Acesta prevede:

• auditarea tuturor firmelor din grup, inclusiv a biroului central, înainte de certificarea inițială
• auditarea ulterioară periodică a tuturor membrilor, pe teren sau de la distanță, acolo unde este fezabilă verificarea documentelor și a trasabilității

În timpul auditului intern se verifică:

• cum intră lemnul în firmă și cum este marcat în documente
• dacă sunt respectate procedurile PEFC
• dacă sunt păstrate registrele și dovezile de trasabilitate
• dacă sunt rezolvate corect eventualele neconformități

Auditurile externe

Organismul de certificare auditează:

• biroul central, în fiecare ciclu de audit
• un eșantion de firme din grup, ales pe baza unor criterii de risc, cum ar fi mărimea, tipul de producție, istoricul de neconformități sau plângerile primite

Toate firmele pot intra în eșantion, deci fiecare membru trebuie să fie pregătit.
Dacă se găsesc neconformități serioase într-o firmă, pot apărea măsuri suplimentare pentru întregul grup, inclusiv audituri suplimentare sau, în caz extrem, suspendarea certificatului pentru membrul respectiv. Acesta este principiul „responsabilității mutuale” din certificarea de grup

Pentru tine, avantajul este că auditul extern la firmă este mai scurt și mai clar, iar multe discuții tehnice se poartă direct între auditor și Biroul Central.

De ce merită pentru o firmă mică de mobilă

Dacă ai un atelier sau o mică fabrică de mobilă, certificarea PEFC într-un grup de producători îți aduce:

• acces la clienți mari care cer explicit lemn certificat
• credibilitate pe piața internă și externă, susținută de un standard internațional
• sprijin real în a înțelege și aplica cerințele de trasabilitate și due diligence
• costuri de certificare și timp de audit mult mai mici decât la certificarea individuală
• un partener de dialog pe termen lung, prin biroul central, care te ajută să răspunzi la întrebările clienților, auditorilor și autorităților

Dacă vrei să îți crești afacerea, să intri în lanțurile mari de aprovizionare și să fii pregătit pentru cerințele tot mai stricte privind sustenabilitatea, certificarea PEFC într-un grup de producători este una dintre cele mai inteligente mișcări pe care le poți face acum.

Următorul pas este simplu.
Informează-te, contactează PEFC Romania (PEFC.ro) și vezi ce înseamnă să devii membru într-un grup de producători certificați PEFC. Tu vii cu producția și seriozitatea ta, grupul îți pune la dispoziție certificarea și know-how-ul.